Digitale Hygiene.
Der Auslöser für verbesserte Wertschöpfungsprozesse.
Die Chancen des papierlosen Büros kann nur nutzen, wer es konsequent umsetzt. Und das ist längst nicht in allen Unternehmen der Fall, die sich die Digitalisierung auf die Fahnen geschrieben haben. Durch Chaos in den Ordnerstrukturen, unklare Dateinamen oder uralten Datenmüll auf ihren Laufwerken verschwenden sie Ressourcen und würgen den digitalen Wandel ab, bevor er überhaupt richtig angefangen hat. Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten. Wenn dann die eigentliche Arbeit liegen bleibt, führt das zu Stress – auf Kosten der Kreativität, Innovationskraft und Gesundheit.
Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit – eigentlich ein großer Vorteil der Digitalisierung – wird erschwert bis unmöglich. In Sachen Datenschutz und Datensicherheit stellt das digitale Chaos ein hohes Risiko dar. Einfach managen ist ein zentraler Erfolgsfaktor, für den Mitarbeiter, aber auch für das Unternehmen.
Der erste Schritt bedeutet, dass lokale Kopien von Dateien per Arbeitsanweisung nicht erlaubt sind. Verlinkungen auf den Desktop machen einen personalisierten Schnellzugriff möglich, es gibt immer nur die aktuelle Version, Irrtümer ausgeschlossen. Legen Sie nur Verknüpfungen zu laufenden Projekten auf Ihrem Desktop ab.
Räumen Sie am Ende jeder Kalenderwoche auf und entfernen Sie alles, was nicht mehr aktuell ist – radikal. Besonders wichtig für die Zusammenarbeit in der Cloud ist eine nachvollziehbare Ordnerstruktur. Legen Sie für die übergeordneten Themen maximal zehn Hauptordner an und nummerieren Sie sie von 0 bis 9, z. B. nach der Wichtigkeit. Legen Sie in jedem Hauptordner maximal zehn Unterordner an, wiederum nummeriert von 0 bis 9. Um Verwirrung zu vermeiden, sollte keiner der Unterordner dieselbe Bezeichnung haben wie ein Hauptordner.
Aber wohin mit selten benötigten, alten Dateien? Legen Sie einen weiteren Ordner mit dem Namen „Archiv“ an. Die Unterordner benennen Sie mit der Jahreszahl. Und nun kommen wir zum nächsten Arbeitsschritt in der digitalen Hygiene: Benennen Sie Dateien einheitlich. Für Dokumente gelten definitiv eindeutige Benennungsregeln. Die Grundfrage ist, ob die Dateien chronologisch oder alphabetisch sortiert sein sollen. Für die chronologische Ordnung gehören folgende Informationen in die Dateinamen: Datum der letzten Bearbeitung – verlassen Sie sich nicht auf das Datum, das Ihnen der Computer in den Dateieigenschaften anzeigt. Es kann trügerisch sein, z. B. wenn ein Dokument kopiert wurde. Ein Stichwort zum Thema – es sollte einen eindeutigen und kurzen Hinweis auf den Inhalt des Dokuments geben. Die laufende Nummer der Dateiversion. Die digitale Ablage verleitet dazu, nutzlose Daten anzuhäufen. Warum auch aufräumen, archivieren, löschen, wenn Speicherplatz fast unbegrenzt verfügbar ist? Weil Datenmüll Ressourcen frisst und Kosten verursacht – siehe oben.
Archivieren Sie in regelmäßigen Abständen und löschen Sie Daten, die Sie nicht mehr benötigen. Denken Sie dabei auch an Dokumente, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Nutzen Sie den Abschluss eines Projekts zum Aufräumen und Aussortieren der gesammelten Daten und bewahren Sie nur das Allernötigste auf.
Das Change-Projekt „Digitale Ordnung im Unternehmen“: Holen Sie Vertreter aller Abteilungen an einen Tisch, um gemeinsam eine neue Ordnerstruktur zu entwerfen. Wichtig: Strukturieren Sie von Grund auf neu, damit Sie sich nicht in Altlasten verzetteln. Die Vogelperspektive auf Workflows und Aufgabenfelder wirft oft grundsätzliche Fragen auf: Wo verlaufen die Grenzen zwischen Kompetenzbereichen? Was ist ein Projekt? Wann wird ein Kunde zum Kunden? So wird die Einführung einer neuen Datenstruktur sogar neue Impulse für den laufenden Betrieb bringen. Denken Sie auch daran, Prozesse für die Weitergabe, Archivierung und Löschung von Daten zu vereinbaren. Bitten Sie die Kollegen im Vorfeld, Dateien, die sie nicht mehr benötigen, großzügig zu löschen. An einem vorher festgelegten Datum schalten Sie von der alten auf die neue Struktur um und alle arbeiten nur noch dort hinein. Der Lesezugriff auf die alten Ordner bleibt für eine Übergangsphase möglich. So können Dokumente, die regelmäßig gebraucht werden, in die neue Struktur überführt werden. Nach Ablauf der Übergangsfrist wandert die alte Ordnerstruktur mitsamt den verbliebenen Inhalten in ein Archiv, sodass sie für die Nutzer unsichtbar wird. Wer nun noch einmal an die alten Daten ran will, muss sich an die IT-Abteilung wenden.
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